Tietosuoja- ja rekisteriselosteet

Palveluidemme ja rekisteriemme selosteet kuvaavat, miten, missä ja miksi käsittelemme henkilötietoja. Suhtaudumme tietoturvaan vakavasti ja noudatamme 25.5.2018 voimaan tullutta EU:n tietosuoja-asetuksen pohjalta luotua uutta tietosuojalakia.

Alta löydät dokumentit, joilla olemme kuvanneet tietosuojakäytäntöjämme.

Tietosuojaseloste

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Suomen Marokkolaisten Liitto ry (jäljempänä ”SML”) kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen ja sen hoitamisen ja jäsenpalvelujen tuottamisen yhteydessä tai tilaisuuksissa tai muuten saatujen potentiaalisten jäsenten henkilötietojen osalta sekä toiminnassaan eri sidosryhmien kanssa.

1. Rekisterinpitäjä Ja Yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Suomen Marokkolaisten Liitto ry (”Yhdistys”) vastaa, että siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Yhdistyksen yhteystiedot: Osoite: Neulaspolku 6, 04600 MÄNTSÄLÄ, Sähköposti: info@smliitto.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten, niihin asiallisesti liittyvien henkilöiden tietoja, jäseneksi hakevien, tilaisuuksiin osallistuneiden/ilmoittautuneiden tai Yhdistykseen muuten yhteyttä ottaneiden ja sen entisten jäsenten tietoja. Lisäksi käsitellään Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista, sen kehittämistä ja jäsensuhteen luomista ja/tai hoitamista varten.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Jäsensuhteen hoitaminen, järjestötoiminta, ja jäsenpalvelujen toteuttaminen: Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista, järjestötoimintaa, jäsenpalvelujen toteuttamista sekä muiden sovittujen asioiden toteuttamista varten sekä jäsenmaksujen perintää varten. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän välisemme jäsensuhteeseen (sopimus) sekä liiton lakisääteiseen velvollisuuteen pitää jäsenrekisteriä.
• Jäsen- ja sidosryhmäviestintä sekä markkinointi: Voimme käsitellä tietojasi kertoaksemme sinulle toiminnastamme, jäseneduista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös jäsenpalvelu- ja muita tutkimuksia ja jäsen kyselyitä varten. Näillä perusteilla voimme olla sinuun yhteydessä myös maksimissaan 2 vuotta jäsenyytesi päättymisen jälkeen. Henkilötietojen käsittely perustuu jäsensuhteeseen sekä meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle.
• Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi: Käsittelemme henkilötietojasi myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja sisäiseen käyttöömme toimintamme asianmukaista johtamista ja toiminnan kehittämistä varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu jäsensuhteeseen sekä meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.
• Lakien noudattaminen: Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.
• Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut: Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn esimerkiksi uutiskirjeen tilaaminen.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään liiton jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat mm:

• Rekisteröidyn perushenkilötiedot ja yhteystiedot ja koulutustiedot kuten: etu- ja sukunimi, syntymävuosi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite ja jäsennumero, äidinkieli, koulutustiedot
• Jäsenyystiedot ja jäsenmaksutiedot, kuten: jäsenyystiedot ja –historia (jäsenlaji, alkamis- ja päättymispäivä, päättymissyy, yhdistysten jäsenyys, jäsenyyden suosittelijan nimi, rekisteröidyn liiton verkostojen jäsenyydet Rekisteröidyn jäsenmaksujen laskutustiedot ja –historia
• Luottamustehtävät ja liiton toimintaan osallistumistiedot, kuten: Rekisteröidyn osallistuminen liiton hallinnon tehtäviin tai luottamustoimintaan, ilmoittautumiset liiton tapahtumiin,
• Jäsenyyden hoitoon, sen mahdolliseen luomiseen ja yhteydenottoihin liittyvät tiedot, kuten: Rekisteröidyn yhteydenotot eri neuvontapalveluihin ja toimenpiteet ja niihin liittyvät tiedot, kuten käsittelijöiden muistiinpanot ja rekisteröidyn toimittamat tiedot. Muut mahdolliset kontaktoinnit esimerkiksi jäsenhankintaan liittyvissä asioissa.
• Markkinointiluvat ja – kiellot sekä tilaustiedot, kuten: Rekisteröidyn sallimat eri viestinnän keinot ja sisällöt ml. suoramarkkinointi ja rekisteröidyn tekemät lehti- ja muut palvelutilaukset
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot, kuten: IP-osoite, kirjautumisaika, selaintieto, käyttöjärjestelmä, maa, palveluiden toimivuuden kannalta välttämättömät evästeet, puheluiden nauhoitetiedot. Rekisteröidyn avaamat ja klikatut uutiskirjeet.
• Profilointitieto (kts tarkemmin kohta 10), kuten: Jäsenyysryhmä (esim. opiskelijajäsen), asiakasprofiileihin perustuva kohdennettu jäsenviestintä
• Verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, kuten: Verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset) ja muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Voimme kerätä henkilötietojasi eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

• olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi, tai osallistut tilaisuuteemme;
• syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun kirjaudut jäsensivuille, avaat uutiskirjeitä;
• saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postin osoitetietojärjestelmä sekä työnantajat ja mahdollisesti työttömyyskassa.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmän toimittajan kanssa on tehty sopimus, jossa edellytetään tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti suojaamaan tiedot.

Paperiset dokumentit säilytetään lukkojen takana ja niihin on pääsy vain henkilöillä, jotka niitä työtehtäviensä vuoksi tarvitsevat.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten sähköisessä muodossa
• toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten;

Tietoja luovutetaan suoramarkkinointitarkoituksiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin vain rekisteröidyn antaman kirjallisen tai sähköisen suostumuksen nojalla, joka on peruutettavissa milloin tahansa.

8. Henkilötietojen siirrot euroopan unionin tai euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella (esim. MailerLite-uutiskirjesovellus) tai jotka voivat siirtää tietoja tietyiltä osin Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottaja maassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytysajat on määritelty Yhdistyksen arkistonmuodostussuunnitelmassa ja tiedot säilytetään sen mukaisesti. Esimerkiksi jäsenen henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Profilointi

Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettua viestintää.

Profilointia tehdään Rekisteröidyn valitsemien viestinnän sisältöjen, käyttämien palveluiden, uutiskirjeiden avausten ja klikkauksien sekä jäsenyyshistorian perusteella tilastollisilla menetelmillä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa kieltää tai sallia henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksenperusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle osoitteeseen info@smliitto.fi.

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Yhdistys varaa oikeuden päivittää tätä selostetta. Kulloinkin voimassa olevan selosteen löydät osoitteesta smliitto.fi/tietosuoja. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 01.11.2025.